Optimiser les processus administratifs et améliorer la trésorerie dans une PME de 20 salariés
Dans une PME de vingt salariés, la charge administrative est principalement assumée par une secrétaire polyvalente. Ses responsabilités s’étendent de la gestion comptable (enregistrement des factures fournisseurs sur l’ERP, envoi des factures clients) à la gestion des ressources humaines (préparation des bulletins de salaires, classement des contrats de travail et avenants), en passant par la logistique (gestion des commandes de matières premières). Bien que cruciales, ces tâches sont chronophages et limitent la capacité de cette personne à se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée, telles que le recouvrement de créances.
Solution MTD.fr via Zeendoc
Automatisation du traitement des factures fournisseurs
La fonctionnalité de reconnaissance et d’extraction automatique des données permet une conversion efficace des factures fournisseurs au format électronique, réduisant ainsi le temps consacré à leur enregistrement manuel.
Optimisation de la gestion des factures clients
L’envoi et le suivi électronique des factures clients via Zeendoc simplifient ce processus, permettant un suivi plus rigoureux et une meilleure gestion des délais de paiement.
Digitalisation des processus RH
L’adoption d’une armoire électronique pour les documents RH permet une meilleure organisation et un accès rapide aux contrats de travail, bulletins de salaire et autres éléments RH importants, réduisant considérablement le temps consacré à la gestion de ces documents.
Résultats
Gain de temps et augmentation de la productivité
La réduction du temps passé sur des tâches administratives libère du temps pour des activités plus stratégiques, notamment le recouvrement de créances.
Amélioration de la trésorerie
Grâce à une gestion plus efficace des factures clients et un processus de relances plus efficient, l’entreprise constate une amélioration sensible de sa trésorerie.
Transformation digitale progressive
La société amorce un virage numérique, en débutant par la digitalisation de ses processus fournisseurs et RH, posant ainsi les fondements d’une transformation plus globale.
Bilan
L’adoption de Zeendoc par cette PME avec l’accompagnement de MTD.fr illustre parfaitement la manière dont une solution de GED peut transformer les opérations administratives, libérant du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée et contribuant ainsi à une amélioration sensible de la santé financière de l’entreprise. Ce cas démontre l’importance de la digitalisation dans l’optimisation des processus internes et dans la capacité d’une entreprise à se concentrer sur son cœur de métier.
Transformer la gestion comptable et favoriser la montée en compétences en milieu associatif
Au sein d’une association organisatrice de spectacles, chaque fin d’année est synonyme de défis comptables majeurs. Un expert-comptable extérieur à l’association doit en effet ventiler les dépenses en fonction des spectacles montés dans l’année. Cette tâche est complexe en raison de la faible immersion de l’expert-comptable dans le quotidien opérationnel de l’association, rendant la justification des dépenses particulièrement ardue.
Solution MTD.fr via Zeendoc
Automatisation du traitement comptable
L’adoption de Zeendoc permet non seulement de centraliser et numériser la documentation comptable – ce qui facilite l’accès et la gestion des informations financières –, mais aussi de classer et trier automatiquement les données grâce au système d’indexation par métadonnées de la plateforme.
Formation et montée en compétences de la responsable administrative
En formant la responsable administrative de l’association à l’utilisation de Zeendoc, MTD.fr permet à cette personne de maîtriser la solution de GED de l’association et d’acquérir les compétences nécessaires pour gérer de manière autonome la comptabilité analytique simplifiée.
Résultats
Efficience comptable accrue
La gestion des finances et de la comptabilité est optimisée. Cela dédramatise et rend plus efficaces les opérations comptables de fin d’année.
Réduction de la dépendance aux services externes
L’association est moins dépendante de l’expert-comptable indépendant pour ses besoins comptables réguliers, réduisant ainsi coûts et délais.
Autonomisation et valorisation du personnel
La formation délivrée par MTD.fr développe les compétences de la responsable administrative, dont la contribution à la prospérité de la structure est valorisée.
Bilan
L’expérience de cette association avec Zeendoc et MTD.fr souligne l’importance de l’accompagnement humain dans le processus de digitalisation. La combinaison d’une solution technologique adaptée et d’une formation transforme les processus comptables de l’association, accroissant l’autonomie et l’efficience de cette dernière. Ce cas illustre la façon dont l’intégration de technologies telles que la GED, couplée à un investissement dans les compétences du personnel, peut mener à une gestion plus agile et autonome des opérations financières, dans le secteur associatif comme ailleurs.
Effacer le temps consacré à Chorus Pro dans une PME travaillant pour des collectivités locales
Une PME composée de cinq salariés et opérant principalement au service des collectivités locales est dépassée par les ressources allouées à une unique tâche administrative aussi chronophage qu’inintéressante. Générant chaque année près de 2 000 factures clients, l’entreprise doit consacrer une part considérable du temps de travail hebdomadaire d’une collaboratrice aux connexions quotidiennes au portail Chorus Pro pour le dépôt et le suivi des factures.
Solution MTD.fr via Zeendoc : intégration du connecteur Zeendoc « Chorus Pro Fournisseurs »
Le connecteur « Chorus Pro Fournisseurs » de Zeendoc automatise le dépôt des factures sur le portail Chorus Pro, simplifiant et accélérant ainsi considérablement un processus exécuté plusieurs fois par jour.
Résultats
La réduction drastique du temps passé à gérer des factures en se connectant à un même portail permet une meilleure allocation des ressources humaines : cette automatisation permet en effet de se focaliser sur des tâches plus productives et stratégiques pour l’entreprise. Grâce à cette gestion plus efficace et rapide des factures, l’entreprise constate une nette amélioration dans le suivi de sa trésorerie.
Bilan
Un cas qui illustre l’impact transformationnel qu’une solution technologique adéquate telle que le connecteur « Chorus Pro Fournisseurs » de Zeendoc peut avoir sur une petite entreprise. En ciblant spécifiquement le besoin principal du client, MTD.fr permis à une PME de réduire considérablement son fardeau administratif, ouvrant la voie à une optimisation des processus opérationnels et à une concentration sur des initiatives plus stratégiques. Cela démontre l’importance d’une technologie adaptée aux besoins spécifiques de l’entreprise pour favoriser sa croissance.