MTD.fr, partenaire de la solution de gestion électronique de documents Zeendoc
Pour vous accompagner dans la réussite de votre transition digitale, MTD.fr s’appuie sur son partenaire Zeendoc, une solution de GED conçue, développée et hébergée en France.
Fort de plus de 350 000 utilisateurs en France et en Europe,
Zeendoc offre des fonctionnalités de dématérialisation, de partage et d’exploitation de vos documents dans un coffre-fort électronique garantissant la sécurité et l’intégrité de vos données, tout en étant accessible depuis divers types d’appareils. Un puissant outil à découvrir lors d’une démonstration personnalisée.
Zeendoc, une application de GED axée sur la sécurité, la collaboration et la réduction de l’empreinte carbone
Fonctionnalités-clés
- Centralisation des données dans une base documentaire unique
- Analyse et classement automatique des documents
- Protection et sécurisation des informations
- Partage sécurisé des documents
- Accessibilité permanente
- Amélioration de la productivité
Sécurité et intégrité des données
- Contrôle SHA3 pour la vérification de l’intégrité des documents
- Chiffrement des données stockées selon le protocole AES, ISO/IEC 18033-3
- Sauvegardes redondantes dans deux datacenters en France
- Personnalisation des solutions en fonction des spécificités de chaque métier
GED bas carbone
- Démarche de réduction de l’infobésité
- Infrastructure cloud écologique (mutualisation des serveurs, datacenters certifiées ISO 50001, hébergement local en France)
- Politique de réduction des émissions de CO2 (bilan carbone, financement de forêts françaises, etc.)
Zeendoc vous offre par ailleurs une grande variété de ressources éducatives et de conseils en matière de dématérialisation et de bonnes pratiques de la GED.
Ces ressources incluent notamment de précieuses informations concernant les dernières normes en matière de facturation électronique et de sécurité documentaire.
Avec MTD.fr et Zeendoc,
chaque besoin de dématérialisation
trouve sa solution
Archivage électronique
Zeendoc facilite l’archivage électronique en entreprise, améliorant significativement l’efficacité et la productivité en réduisant le temps passé à classer et retrouver des documents.
Le logiciel permet de numériser et de classer automatiquement les documents dans une base unique, rendant l’accès à l’information rapide et facile.
Tous les types de documents (numériques et papier) sont concernés.
FONCTIONNALITÉS AVANCÉS
- Compatibilité avec tous les scanners et copieurs
- Gestion de la numérisation de documents papier de différents formats
- Suppression automatique des pages blanches et redressement des documents
- Découpage avancé et reconnaissance des documents
CLASSEMENT AUTOMATIQUE
Analyse, classement et indexation automatique des documents, permettant une recherche facile basée sur le contenu, la structure ou d’autres critères
PERSONNALISATION DE LA RECHERCHE
Recherche de documents basée sur le contenu, les critères de classement, ou des caractéristiques spécifiques
ACCESSIBILITÉ ET SÉCURITÉ
- Accès sécurisé aux documents grâce à de nombreuses métadonnées
- Permissions de consultation, de téléchargement, d’impression et de partage
Facture électronique
La dématérialisation des factures avec Zeendoc :
- réduit significativement le temps consacré à leur traitement ;
- peut abaisser de 70 % les coûts de gestion de ce type de documents ;
- garantit l’intégrité et l’authenticité des factures grâce à un processus numérique sécurisé ;
- permet une mise en conformité avec la réglementation liée à la dématérialisation des factures.
Concernant les fournisseurs d’entités publiques, ceux-ci doivent obligatoirement déposer leurs factures de façon dématérialisée depuis 2020 via le portail Chorus Pro. Zeendoc simplifie considérablement ce processus grâce à son connecteur Chorus Pro Fournisseurs.
Les entités publiques peuvent quant à elles recevoir leurs factures Chorus Pro dans Zeendoc, grâce au connecteur Chorus Pro Collectivités.
SIMPLIFICATION DU PROCESSUS DE FACTURATION
L’utilisation de Zeendoc simplifie le quotidien des entreprises et de leurs clients dans la gestion des factures.
CONFORMITÉ LÉGALE
Zeendoc assure une conformité légale en fournissant une piste d’audit fiable.
PROCESSUS DE DÉMATÉRIALISATION DES FACTURES
- Dépôt des factures dans Zeendoc
- Classement automatique et association des factures à d’autres documents (devis, bons de commande, bons de livraison, etc.).
- Traçabilité et justification des transactions en un clic
INTÉGRITÉ ET AUTHENTICITÉ DES FACTURES
Zeendoc attribue une empreinte digitale unique à chaque facture électronique, avec horodatage des actions de dépôt et d’envoi, garantissant ainsi leur intégrité et leur authenticité.
GÉNÉRATION D’ARCHIVES PÉRENNES
Zeendoc crée une version PDF/A durable des factures électroniques, assurant ainsi leur conservation à long terme.
Chorus Pro
(fournisseurs)
Grâce à son connecteur Chorus Pro Fournisseurs, Zeendoc accroît l’efficacité globale du processus de facturation des acheteurs publics.
OBLIGATION DE FACTURATION ÉLECTRONIQUE
Depuis 2020, toutes les factures émises par les fournisseurs des entités publiques, notamment les collectivités, doivent être dématérialisées.
TRANSMISSION DIRECTE DES FACTURES ÉLECTRONIQUES
Avec Zeendoc, les factures peuvent être envoyées directement vers Chorus Pro, sans connexion au portail.
SUIVI DES FACTURES VIA ZEENDOC
Le connecteur permet de suivre le traitement des factures directement depuis Zeendoc, sans nécessité de se connecter à Chorus Pro.
MISE À JOUR AUTOMATIQUE DU STATUT DES FACTURES
Le statut des factures dans Zeendoc est mis à jour automatiquement en fonction des modifications dans Chorus Pro.
Bulletin de salaire électronique
L’utilisation des bulletins de salaire électroniques via Zeendoc offre praticité, sécurité accrue et efficacité dans la gestion des salaires, tout en étant écologiquement bénéfique.
SÉCURITÉ RENFORCÉE
Les bulletins de salaire électroniques sont sécurisés par des mots de passe, ce qui réduit les risques de perte ou de vol inhérents aux versions papier.
ACCESSIBILITÉ POUR VOS COLLABORATEURS
Vos collaborateurs accèdent à leurs bulletins de salaire par voie électronique, à tout moment et partout, via un compte en ligne.
GÉNÉRALISATION DE LA DÉMATÉRIALISATION
Les bulletins de salaire électroniques gagnent en popularité au sein des entreprises de toutes envergures.
RÉDUCTION DES COÛTS
L’automatisation des tâches liées à la gestion des salaires, telles que les calculs de paie et la mise à jour des dossiers des collaborateurs, est source d’économies.
Dossier RH
La dématérialisation de dossier RH grâce à Zeendoc est un vecteur essentiel de modernisation des organisations ; elle améliore l’efficacité organisationnelle et relationnelle entre les collaborateurs et le service RH, tout en réduisant les coûts de fonctionnement.
Note de frais
Zeendoc simplifie et automatise la gestion des notes de frais, améliorant l’efficience des processus comptables au sein des organisations.
UTILISATION DE L’APPLICATION MOBILE EN DÉPLACEMENT
- Photographie des justificatifs de dépenses via smartphone
- Envoi automatique des notes de frais dans Zeendoc
- Réduction de la perte de justificatifs et remontée immédiate des dépenses
AVANTAGES POUR L’ENTREPRISE OU LA COLLECTIVITÉ
- Reconnaissance automatique des données comptables clés (date, montants, prestataire, etc.)
- Affectation des frais et génération automatique des écritures comptables
- Validation et contrôle des notes de frais simplifiés
OPTIMISATION DE LA GESTION DES NOTES DE FRAIS
- Gain de temps et réduction de la saisie manuelle
- Augmentation de la productivité grâce au classement et au traitement automatisé
- Maîtrise accrue des dépenses
- Réduction des retards de transmission et des erreurs de saisie
- Suivi en temps réel
Export comptable
Zeendoc facilite l’archivage et l’exportation automatique des factures vers les logiciels comptables. Habituellement, les factures nécessitent une double saisie – dans une archive numérique et dans un logiciel comptable –, mais Zeendoc élimine ce désagrément particulièrement chronophage.
Dossier client
La solution Zeendoc pour la dématérialisation des factures clients automatise l’intégralité des processus documentaires liés à la gestion client, réduisant significativement le temps consacré à ces tâches et améliorant l’efficacité opérationnelle.
Les processus concernés sont les suivants :
- signature des contrats ;
- capture d’éléments complémentaires pour le dossier client ;
- traitement des factures ;
- recherche et interconnexion avec d’autres documents du cycle client ;
- gestion des envois ;
- contrôle des paiements ;
- gestion des litiges.
Dossier fournisseur
Zeendoc facilite la dématérialisation des factures fournisseurs et offre une vue instantanée de la situation avec les fournisseurs. Le traitement des factures est optimisé et l’échange d’informations facilité.
Signature électronique
Zeendoc intègre une solution de signature électronique à sa plateforme de GED, permettant de signer des documents électroniquement via un « tiers de confiance » avec la même valeur juridique qu’une signature manuscrite.
FACILITATION DE LA SIGNATURE ÉLECTRONIQUE
Zeendoc permet l’envoi de documents par courriel en vue de leur signature électronique par les tiers depuis un ordinateur, un smartphone ou une tablette, sans nécessité d’installation préalable.
ÉLIMINATION DU PAPIER ET DES TÂCHES MANUELLES
La signature électronique de Zeendoc réduit l’utilisation de papier et la place des processus manuels dans la gestion des documents.